各院（部）：

为确保2013届毕业生档案材料的完整、规范，档案寄发的顺利进行，结合《滁州学院学生档案管理暂行办法》（院学〔2012〕6号）的规定，现就毕业生档案装档及寄发有关事项通知如下。

一、档案材料

毕业生档案装档工作在各院（部）党总支书记领导下，由各毕业班班主任、辅导员具体负责。装档材料由各院到相关部门（括号内为材料领取部门）领取。装档材料包括：

1、中学阶段材料（各院）

2、高等学校毕业生登记表（各院）

3、学籍表和成绩表（教务处）

4、毕业生就业报到证（白联）（各院）

5、教师资格证材料（各院）

6、党（团）组织关系材料（组织部、团委）

7、在校期间奖惩材料（各院）

8、非师范专业毕业实习总结或师范专业教育实习总结及鉴定（各院）

二、档案整理、装档及寄发注意事项

1、整理装放毕业生档案的老师要本着严肃、认真和高度负责的态度，如实完整地整理好毕业生的档案。如错装或漏装档案，将追究经办人员的责任。

2、档案袋封面信息须填写完整。一律用黑色钢笔或水笔填写，且字迹要规范、工整和清楚。严禁擅自涂改、更换、销毁毕业生档案里的材料。档案袋封面的院（部）、专业必须填写全称，不得简写。届别统一填写为2013届，括号内的本科、专升本、专科选择一个，以“√”表示；生源地格式为某省某市某县/区，根据学生高中档案中的高考报名表信息填写；报到地为毕业生派遣证开往地址（如为专升本、考取研究生请填写考取院校名）。

档案袋封底按照材料名称如数登记，用阿拉伯数字分项填写具体份数；如学生无该项目，应注明“无”；若有档案袋上未列出的材料项目，则在列出的项目下面自行添加。装档人姓名、装档时间和复核人姓名、复核时间要填写清楚，不得缺少。

3、每位学生材料单独装袋，档案材料内容应与档案袋上的相一致。

4、建议在其它所有材料都装入完毕后再将报到证白联装档，请勿将报到证白联放入其它材料中间，报到证白联应放在档案袋两侧的任何一侧。

5、档案封口。材料装入完毕无误后，封口，封口处盖骑缝章（各院部行政章）。

6、档案归类装寄。分三个步骤：1）派遣数据的整理。请各院（部）根据附件1的数据，利用EXCELL数据排序功能将本院（部）数据整理并按照相同派遣地排序归类。2）EMS寄发地址整理及打印。根据整理的数据按照附件2的模版整理出EMS面单打印数据,整理好后即可报送电子版至学生处,由学生处跟EMS公司联系打印事项并负责将打印好的EMS面单反馈给院（部）。3）封装贴单。请各院（部）按照学生档案袋内派遣证存根进行归类（即同一派遣地址的学生档案归为一类），扎捆，然后按类装入包装袋中，封装完毕，在包裹外贴上打印好的EMS面单。

注意事项一：请务必检查EMS面单上打印的地址与所寄档案的实际地址信息是否准确一致，如果有错误，可以直接在EMS面单上更改，或是重新填写EMS单；如果有遗漏未打印的，请自行补填EMS面单。整理档案时，注意对同名同姓的学生档案的识别，以免误装；注意对派遣地址的仔细识别，以免归类错误而导致寄发错误，如“休宁县”与“怀宁县“、”“芜湖市”与“芜湖县”等的区别；注意每份档案包裹的寄发地址与EMS面单的正确对应，以免因封贴错误而导致寄错。在装档期间，如有学生重新改派并向院（部）提交了新的派遣证，整理寄发请以新派遣证为准；如有学生提交了新的调档函，整理寄发请以新调档函地址为准。并在派遣数据电子版中做相应更新标示。

注意事项二：“考取研究生”同学每份档案对应一份EMS单，寄发地址以各院统计的考研调档寄发地址（大部分寄发地址邮局已在EMS单上打印，注意核对）为准。“西部计划”、“选调生”的学生档案暂不寄发。“考取专升本”的学生，考取外校的，同一学校可以使用一份EMS单。寄发地址统一为：某某学校学生处（收）。如考取我校原毕业院（部）的，其档案可自行留存保管；考取我校其它院（部）的，可以统一报送至学生处。各院（部）可以制作“院（部）归类后情况一览表”（附件3）以方便查找。

注意事项三：“档案派遣地址名称一栏”中 “合肥市”和“南京市”的学生档案（指考取研究生和专升本以外的），不能使用EMS寄发，以免被退回。于7月14日前统一交至学生处，以机要形式寄送。

注意事项四：推迟毕业的同学档案，请院（部）暂留，待学生能正常毕业时再另行寄发档案。有学生应征入伍的部分院（部）请根据保卫部门提供的信息自行将档案处理妥当。

注意事项五：EMS单据中的“寄件人存根”联暂不抽出，由邮局寄发后反馈。

7、寄发数据统计整理。请各院自行将EMS单据上的运单号，录入派遣数据中作备案妥善保管（相同派遣地址的档案原则上应是使用同一EMS单号，数量较多的或其它特殊情况可以使用两个以上EMS单号），建议将含有EMS单号的数据上传至本院网站上以方便学生查询。同时，请于7月20日前将所有附件电子版发送至学生处邮箱备案。EMS单号请准确录入本院（部）整理出的派遣数据中（格式参见附件4），以防止因录入错误而导致学生无法查找档案明细寄发接收状态。

8、档案包裹寄发。请各院指派一名具体经办人员负责汇总院（部）所有毕业生档案整理和寄发工作。档案整理包装完毕后可统一报送至学生处，可由学生处统一联系EMS快递上门接收寄发。根据学校2013年经费预算文件，寄发费用由各院（部）自行负担。

附件1：2013届毕业生派遣数据

附件2：EMS单打印信息模板

附件3：院（部）档案归类情况一览表

附件4：档案寄发EMS运单号信息统计表模板

                              学生处

                                2013年7月3日

1、 附件1234.xls